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Editeur de la solution logicielle NOTILUS, sélectionnée par plus de 650 groupes européens, DIMO Gestion présente, aujourd’hui, une de ses réalisation les plus significatives : la mise en place de son outil logiciel de gestion en ligne des notes de frais par la DIAC, N°1 français du financement et des services automobiles.

Depuis l’été 2007, NOTILUS englobe et optimise toutes les facettes de la gestion des notes de frais liés aux déplacements professionnels de plus 500 collaborateurs de la DIAC. A ce titre, la solution de DIMO Gestion garantit à la filiale 100% de Renault une rationalisation des process d’achat de voyages, un suivi « de bout en bout » et une optimisation du traitement des notes de frais.

N°1 français du financement et des services automobiles, le
positionnement de la DIAC

75 ans d’expérience font de la Diac (filiale à
100% de Renault) le N°1 français du financement et des services automobiles.
Cette expérience s’est renforcée en 1990 grâce au rapprochement avec RCI Banque
et ses filiales européennes. La DIAC et ses 1 400 salariés gèrent quelque 6,3
milliards d’€uros d’encours. C’est, s’il en était besoin, une preuve évidente de
la compétitivité de ses produits comme de la qualité de son service. En ne
finançant que les voitures, neuves ou d’occasion vendues dans le réseau Renault,
la Diac accompagne Renault dans son développement sur le marché automobile en
France avec une innovation permanente en terme de financements et de services
automobiles, adaptés aux besoins réels des acheteurs. Des formules de
financements classiques à de nouvelles solutions pour faire face à
l’élargissement du marché et des besoins de la clientèle, la DIAC est à
l’origine de nombreux produits nouveaux. Elle a toujours été novatrice dans le
domaine des financements (crédit-ballon, location-ballon, location longue durée)
et des services.

Optimiser la gestion des 500 notes de frais mensuels
tout en automatisant les process, le challenge de la DIAC

En 2006, la
Direction de la DIAC souhaitait repenser ses process internes, et surtout
améliorer la performance de la gestion de ses notes de frais inhérentes aux
déplacements, afin de gagner en productivité. Dans la continuité de cette
démarche, l’entreprise souhaitait une solution logicielle qui lui garantisse de
pouvoir gérer aisément 500 notes de frais mensuels, des plus simples aux plus
complexes, en plusieurs devises et rubriques budgétaires. Le projet visait à
offrir la possibilité à plus 1 400 utilisateurs potentiels d’accéder, à partir
de l’intranet de la société, à une solution logicielle ergonomique et d’une
grande richesse fonctionnelle. Après une étude des différentes offres du marché,
la DIAC a sélectionné en novembre 2006 la solution logicielle NOTILUS. Quatre
raisons principales ont motivé son choix : la richesse fonctionnelle, les
possibilités de personnalisation, l’ergonomie et le rapport qualité/prix de
NOTILUS. Une fois la signature réalisée fin 2006, le projet s’est articulé en
quatre « temps forts » : audit en février 2007 de l’existant et des systèmes
d’information, en amont pour les données ressources humaines et en aval
l’applicatif comptable (SAP), réalisation des interfaces et déploiement du site
pilote en mai 2007. La dernière étape du projet, et non des moindre, a été la
formation des utilisateurs potentiels, en leur montrant de visu les
fonctionnalités basiques les plus essentielles, en leur fournissant un manuel
d’utilisation détaillé sur l’extranet et en mettant à leur disposition une
hot-line dédiée. Gilles LEMIERE, Responsable du Contrôle de Gestion des Frais de
Fonctionnement, nous confie « Outre de nous
accompagner tout au long du projet, DIMO Gestion nous a proposé une réponse
technologique « sur mesure » qui répondait à nos besoins et à nos attentes, et
cela en moins d’un trimestre. »

D’une vision globale à
l’optimisation des analyses, les premiers bénéfices de la solution NOTILUS au
sein de la DIAC.

Dans toutes les facettes de sa gestion des notes de
frais liés aux déplacements professionnels, la DIAC a pu constater un gain de
temps et une plus grande productivité. En effet, la DIAC bénéficie aujourd’hui
d’une vision réelle et globale de la totalité des notes de frais de ses
collaborateurs (véhicules, transports, péages…). De plus, l’entreprise peut
aisément effectuer des analyses sur les dépenses engagées, en contrôler la
pertinence et mettre à la disposition de tous des reportings. En outre, la
solution NOTILUS, qui œuvre à automatiser les process liés à la gestion des
notes de frais, garantit aux services Comptable et Contrôle de Gestion une
moindre saisie des données. Aujourd’hui, plus de 500 collaborateurs de la DIAC
exploitent la solution NOTILUS, à partir de l’intranet de l’entreprise. A ce
sujet, Gilles LEMIERE nous déclare « Ces
derniers nous ont remonté des commentaires positifs. Nous pouvons sereinement
envisager d’aller encore plus loin dans l’utilisation de l’outil de DIMO Gestion
en y ajoutant la gestion des ordres de missions de nos collaborateurs. »
Il ajoute « Ayant la volonté
d’automatiser et d’optimiser nos process, dont en particulier la gestion des
notes de frais, nous prévoyons, également, d’étendre le périmètre de NOTILUS au
suivi des relations avec notre agence de voyages attitrée et à l’intégration
automatique des factures de nos fournisseurs récurrents (SFR, Total…). Notre but
final s’avère la maîtrise des coûts des déplacements professionnels de nos
collaborateurs, et le respect de notre politique de voyages instaurée au sein de
notre entreprise ».

A propos de DIMO Gestion
Multispécialiste de solutions logicielles pour le management, DIMO Gestion a
su développer en 20 ans son double métier d’éditeur et d’intégrateur expert dans
les domaines périphériques aux ERP (Enterprise Ressources Planning). Il
intervient dans les domaines suivants en tant qu’Editeur/Intégrateur – Gestion
des voyages et des frais professionnels au travers de l’offre NOTILUS, Gestion
de l’EAI financier au travers de l’offre GEC, Gestion de la Maintenance Assistée
par Ordinateur au travers de l’offre AXEL gmao, Gestion de la Relation
Fournisseur via BuyLink – et en tant que Distributeur / Intégrateur – Gestion du
Cash Management, Gestion de la Relation Client, Décisionnel et Elaboration
Budgétaire, Gestion para-comptable, Portail Collaboratif et Dématérialisation de
la Facture Fournisseur. Les solutions éditées et distribuées s’adressent aux
PME/PMI et aux Grandes Entreprises, tous secteurs d’activités confondus.
Aujourd’hui, DIMO Gestion représente un chiffre d’affaires de plus de 13,6
millions d’euros et un effectif de 150 collaborateurs. Plus de 3000 entreprises
font confiance à DIMO Gestion dont des références prestigieuses comme Alstom,
Aéroports de Paris, Assu 2000, Sanofi Pasteur, Groupe Bayer, Groupe Casino,
Cogema, Décathlon, Italcementi Group, Atari, Panzani, Laboratoires Bayer,Saint
Gobain, Vivendi, L’Equipe, Maaf, Manpower, Saipem, Sonepar…

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