Management de contrats

Management de contrats :

Notamment avec la mondialisation des échanges et l’abandon du principe de la parole donnée, au profit d’engagements écrits, les sociétés industrielles et commerciales et toutes les autres entités de droit public ou privé sont passées d’un monde de l’anomie à une hyper-inflation réglementaire et à la gouvernance d’entreprise via la gestion de tous les processus :

Gestion Globale de Performance /CPM et la gouvernanance du risque et de la conformité = GRC : Governance Risk & Compliance .

100% de nos relations d’affaires sont liées à des contrats !

Et pourtant trop peu d’acteurs d’entreprises publiques et privées, de toutes tailles sur tous les continents, prennent en compte cette donnée qui pourtant conditionne la rentabilité et la pérennité de nos activités.

La gestion des contrats est devenue un concept : « Management de Contrats » = Contract Management

Le contexte réglementaire et économique :

De nouvelles contraintes de gestion s’imposent du fait de l’évolution des réglementations :

– LSF « Loi sur la Sécurité Financière

– Rapport Bouton en France

– Sarbanes Oxley Act aux USA

– Rapport Higgs au Royaume-Uni

– Code Cromme en Allemagne

– NRE (Nouvelles régulations économiques) en France, issues des directives européennes ;

– Bâle 2 (rapport Mc Donought ex Ratio Cooke) concernant le système bancaire ;

– IFRS (Nouvelles normes comptables et financières),

– etc.

Par ailleurs d’autres impératifs de mesure, affectent les besoins des entreprises, tels que :

– la création de valeur ;

– la nécessité toujours plus forte de réduire les coûts de gestion ;

– le souci constant d’améliorer la qualité des relations d’affaires et de résoudre au mieux les litiges ;

– le besoin de réduire au maximum tous les types de risques ;

– la démarche d’uniformisation des contrats au sein d’un groupe ;

– etc.

La nécessaire organisation managériale et opérationnelle :

Toutes ces nouvelles contraintes amènent de plus en plus d’entreprises à adopter les concepts de « Gestion Globale de la Performance » (CPM) et de « Gestion électronique de processus » (BPMS) mais aussi et de plus en plus le « Management des propositions commerciales » dans un cadre plus large de « Gouvernance des riques et conformités ».

La gestion des contrats est directement concernée par tous ces aspects.

Il faut donc apporter la plus grande attention à l’élaboration ainsi qu’au suivi des contrats.

Caroline STEPHANE Avocat au Bareau de Lyon précise d’ailleurs que 3 phases distinctes sont parties intégrantes de la gestion juridique des contrats (Ce qui en fait un sous-projet) :

– La période précontractuelle ;

– La gestion en cours d’exécution ;

– La période post-contractuelle.

A l’occasion de plusieurs conférences Dominique Garret à mis en évidence :

– la nécessité du travail collaboratif et d’une gestion en mode projet pour optimiser la valorisation des acteurs et développer les performances des entités concernées.

– que les exigences sont à prendre au sens de qualités atouts du changement et surtout pas de manière pessimiste comme des contraintes insurmontables…

Grâce à des outils de gestion performants et à une culture de travail collaboratif, l’information sera plus pertinente et circulera mieux (rapidité, sécurité).

Ces outils utilisent des méthodes et technologies optimisées (BPMS, GEIDE, EAI-SOAP, LDAP, XML, Contract Modeling Technology, etc.) qui favorisent les processus métiers, de la DG au juridique en passant par le commercial, l’administratif et le SI.

Ainsi pour préserver les intérêts de l’entreprise, il deviendra de plus en plus facile de faire intervenir le bon acteur (interne ou externe) au bon moment dans la vie du contrat (négociation, rédaction, modification, gestion des conflits, analyse financière, etc.) face aux interlocuteurs concernés (Clients, fournisseurs, partenaires, etc.) sur le lieu approprié dans les meilleures conditions.

Les gains sont multiples par exemple :

– Optimiser une négociation en limitant les risques,

– Eviter les pénalités financières et fiscales dues au non-respect des engagements contractuels et réglementations,

– Mieux suivre les conditions contractuelles pour lutter contre les abus de facturation ou les oublis et en particulier mieux gérer les tacites reconductions et autres obligations de moyens et de résultat ;

– Favoriser la gestion des appels d’offres, les soumissions, la sous-traitance ou l’externalisation ;

– Améliorer la gestion des mandats sociaux : pouvoirs et responsabilités, jetons de présence …

– etc.

L’optimisation de la gestion des dates et acteurs multiples liés à un contrat, la réduction considérable des temps de recherches et de reproduction papier, sont génératrices d’une forte réduction des risques et d’une rentabilité accrue.

Pourquoi devient-il indispensable d’utiliser un logiciel de gestion des contrats :

Les cabinets d’analystes et de conseil Price waterhouse Coopers, Mc Kinsey & Company, Goldman Sachs, Gartner, AMR Research, et Aberdeen Group s’accordent à reconnaître les bénéfices et le retour sur investissement rapide d’une implémentation de logiciel de gestion des contrats.

– Maximiser la gestion de vos actifs

– Minimiser le risque de failles financières et de limites de conformité

– Améliorer la « circularisation » des informations contractuelles

Selon Michel DION il existe 5 principaux types de contrat en management de projet : (Voir lien Infos)

– Contrat en régie avec pourcentage des coûts = Cost-plus-percentage of costs contract

– Contrat en régie avec honoraire fixe = Cost-plus-fixed fee contract

– Contrat en régie avec intéressement = Cost-plus-incentive fee contract

– Contrat à prix fixe avec intéressement = Fixed-price incentive fee contract

– Contrat à prix fixe ou forfaitaire = Firm-fixed-price contract

Le risque supporté par le client ou le fournisseur est plus ou moins élevé selon le choix du contrat.

Voir aussi

Activité d’affaires ; Approvisionnements ; Assurance (Agrément, Crédit, Prospection) ; Externalisation ; GEIDE ; Gestion d’actifs ; Gestion électronique de processus (BPMS) ; Gestion Globale de la Performance ; Gouvernance des risques et conformités ; Handicap ; Heuristique ; Intelligence économique ; LDAP ; Management de projet ; Management des propositions commerciales ; Management de risques ; Management participatif ; Mandat ; Services généraux ; Subrogation ; Technologie de modélisation de contrat ; Veille ; XML ;  Droit(s) ; Clauses ; IFRS ; Loi de sauvegarde des entreprises ; Loi sur la Sécurité Financière ; NRE ;