Votre Parenthèse

Abrogez les 7 lois qui vous font perdre votre temps !

Pierre Yves LAGNEAU | Votre Parenthèse - Essence de Performances

Qui d’entre vous n’a jamais vitupérer contre le manque de temps ! « Ah si les journées pouvaient avoir 2 heures de plus, j’arriverais à faire tout ce que j’ai à faire ! ». Et comme ce sont toujours « les autres » les fautifs de notre mauvaise gestion du temps, à suivre ci-dessous les 7 lois que votre entourage s’échine à respecter afin de vous faire perdre votre temps. Et comment les abroger ! 

50 ans

7 pistes pour combattre 7 lois calomnieuses

1- La loi des emmerdements maximum ou loi de Murphy 

Définition :

"Rien ne se passe jamais comme on l'a prévu"

Variante : 

"le diable est dans les détails"

Le pépin arrive toujours quand il ne faut pas et où il ne faut pas. C'est le passeport qu'on découvre non valide une fois arrivé à l'aéroport, la tartine qui tombe côté beurre. Et les petits tracas s’enchaînent. Vous êtes pressé ? La voiture est en panne, il pleut, le métro est bloqué,  le stress augmente !!!

Les ingénieurs connaissent bien cette loi qui dérègle et retarde les projets. Tout processus - de recrutement, d'innovation, de production...- est une aventure pleine d'aléas. Mieux vaut chercher à les anticiper et à les réduire.

Solution :

Prévoyez l'imprévisible pour réduire votre stress ! 

Les explorateurs du bout du monde, par exemple, se font opérer de l'appendicite avant de partir, au cas où il y aurait nul toubib. Sur les projets les experts font des rétro-plannings et imaginent le pire. Et vous, avant votre Rendez-vous  pour signer ce contrat si important, si vous faisiez réviser votre voiture et si vous vous  assuriez de l'itinéraire ?

2- La loi du temps qui s'étire à l'infini ou Loi de Parkinson

Définition :

"Comme le gaz, le temps se dilate jusqu'à occuper la totalité de l'espace disponible".

Cette loi fondamentale s'applique à la gestion du temps notamment dans le cas de  la to-do-list avec le risque de procrastiner (moins la tâche est précise dans sa définition, plus vous avez tendance à la reporter). Si vous ne vous fixez pas une heure de fin ou une date butoir dans la réalisation d'une tâche ou la prise d'une décision, celles-ci s'éternisent.

Vous souvenez-vous du "T" de SMART dans la définition d'un objectif efficace ? C'est le premier outil de gestion du temps !

Solution :

Plus vous avez du temps pour faire une chose, plus vous mettez du temps à la faire (vous vous dites  "Bon, j'ai encore le temps, c'est pas pressé ! ".  

Posez-vous plutôt la (les) questions suivante(s) :

  • En quoi cette tâche est en lien avec mon objectif vital  ?
  • Pour quand faut-il que je l'ai terminée au plus tard ?

Si vous faites partie de ceux (celles) qui aiment travailler dans l'urgence, cela vous laisse le temps de réaliser d'autres tâches !!!!

Si, au contraire, vous appréciez de vous dire "ce qui est fait n'est plus à faire", cela vous permet de planifier vos tâches en mode "rétroplanning".

Bornez votre temps et celui de votre entourage ! Raisonnez en termes d'objectifs et non pas de tâches à réaliser.

  • Décidez de passer 2 fois 20 minutes par jour à traiter vos mails,
  • Transformez la question  que vous allez poser  - "C'est urgent ?" en "Pour quand vous le faut-il au plus tard ?" 

3- La loi des dossiers qui s'entassent tout seuls ou Loi de Douglas

Principe :

"Plus vous disposez de place, moins vous triez "

Qui a déjà fait cette expérience ? Ah non , pas vous... mais vous "en connaissez des qui...."!!!!
C'est une loi qui peut s'assimiler à celle de Parkinson

Plus vous avez d'espace et d'armoires pour ranger vos dossiers, classeurs, urgences, "à voir", "à traiter", "à faire", plus vous étalez vos affaires. Ainsi votre bureau ressemble plus à quelque chose qui ressemble au dessin ci-dessus qu'à un lieu de travail et que votre boite mail est surchargée de dossiers et sous-dossiers.

Quel en est le résultat ? Vous perdez du temps à retrouver l'information utile... vous vous souvenez ... celle qu'il vous faut pour "hier". Ce qui paralyse l'action et surtout a tendance à "légèrement vous stresser »...

Solution :

Et si vous diminuiez vos nombres de placards, armoires et autres rangements de tous ordres ? 

 

4- La loi de l'éparpillement inutile ou loi de Pareto

Définition :

"Vous passez 20 % de votre temps à produire 80 % d'efficacité. " Est ce que je continue ? Et vous passez 80 % de votre temps à ...

Autre loi fondamentale, qui s'applique à bien des domaines : 80% des effets sont produits par 20% des causes. Exemples : 80% de  votre chiffre d'affaires est réalisé par 20% de vos clients, 80% des tâches sont traitées en 20% de temps... Ce coefficient multiplicateur est issu des bâtisseurs égyptiens de pyramides, qui ont calculé l'énergie minima pour soulever les gros blocs de pierre.

Solution :

Inutile de gaspiller vos forces pour une meilleure gestion du stress.

Prenez du recul, analysez à quel moment votre "cerveau tourne à plein régime" et, à cet instant-là, attelez-vous au dossier qui est le plus difficile à résoudre ou qui doit être rendu pour "hier". Mieux vaut vous focaliser sur ce qui vaut la peine, ces 20% 6qui vont booster l'activité. Les 80 % du temps restant vous permettront soit d'anticiper soit de récupérer,.

Alors, racontez-moi, c'est à quel moment de la journée vos 20% à vous ? (outre le moment où vous allez vous coucher !)

5- La loi de l'acharnement inefficace ou Loi d'Illitch


Définition

"Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité humaine diminue jusqu'à devenir négative ".

C'est la loi des rendements décroissants. Au bureau, à la maison, ou à l'université,  au-delà de 90 minutes, l'attention est en chute libre. Alors, inutile de prévoir des réunions de 3 heures sans pause, de  "ferrailler" pendant des heures sur un dossier qui vous résiste, d'avoir un sandwich dans une main et la  souris dans l'autre derrière  votre écran à midi pour vous avancer...

La journée continue sera loin de  vous rendre plus efficient. Vous tomberez en inanition derrière votre PC, vous augmenterez votre dose  de stress. Variante : ce n'est pas parce qu'on met plus de monde sur un projet que ça avance plus vite.

Solution :

Faites LA pause ... Périodiquement !

Prévoyez des temps de travail continus de 90 minutes  au maximum. Entre deux, prenez l'air (mais pas pour fumer une cigarette !), renseignez- vous à la  machine à café sur la dernière rumeur du moment (sourire...). Par ailleurs, repérez  ceux dans votre  entourage qui pourront apporter de la valeur ajoutée à votre projet sur lequel vous calez.

La Pause permet de prendre du recul, de la hauteur, votre cerveau (si vous lui en laissez l'occasion) va se mettre en "roue libre" et il y a de fortes chances que, à ce moment-là, subitement vous trouviez LA solution que vous cherchiez depuis 90 minutes !

Si ce n'est pas le cas, alors, rendez-vous de suite ici ! 

6- La loi du travail interrompu ou Loi de Carlson 

Définition :

"Le temps perdu à cause de l'interruption d'une tâche est supérieur au temps de l'interruption".

Vous serez moins efficace si vous interrompez votre tâche (lecture d'un mail qui arrive, visite d'un collègue, grignotage, surf sur le web) que si vous l'effectuez en continu.
Pourquoi ? Pour deux raisons majeures :

  1. Votre cerveau met en moyenne 3 minutes  pour se reconnecter à la tâche que vous avez laissé,
  2. Une fois déconcentré(e), vous serez tenté de papillonner, surtout si le dossier en suspend vous ennuie : vous serez systématiquement attiré par la machine à café, lirez les derniers potins sur l'affichage du Personnel, croiserez Jean-Pierre ou Sylvie et papoterez ensemble.

Solution :  

Isolez-vous, fermez votre porte !

Mettez votre téléphone sur répondeur, enlevez le signal d'arrivée des nouveaux mails. Et résistez à toute dispersion en ne faisant qu'une activité à la fois (méthode POMODORO). C'était quand la dernière fois que vous vous êtes isolé (e) ?

La dernière loi va affoler les "vieux cons donneurs de leçon" dont je fais certainement partie :-)

7- La loi de l'expérience vaine et intransmissible...

Définition :

« L'expérience ne sert qu'à répéter les mêmes erreurs mais plus rapidement ».

Vraiment ? Qu'en pensez-vous, amis lecteurs ? Alors comment la comprendre, la retranscrire ?

Si l'on s'appuie sur le fait que  nous sommes dans l'ère du "copier"coller", alors la mode des " best practices " soi-disant applicables partout et la recherche de la perfection par le "knowledge management" peuvent relever du fantasme. En effet, prenons du recul :

  • Est-ce que ce qui valait  hier peut encore valoir aujourd'hui ?
  • Est-ce que ce qui vaut ici, vaut forcément là ?


Solution :

"Les clés de la réussite" de Steve Jobs ne sont-elles pas liées à l'intuition à l'émotion, à l'interprétation ?  Il s'était, dit-on, procuré un Minitel, avait désossé l'appareil, et étudié en détail le modèle économique... dont découlent iTunes, l'App Store et l'iPhone.

La formule " Croyez-en mon expérience ! " peut tuer l'innovation.  Et si nous laissions la place à l'imagination à travers ces questions :

  • Qu'est ce que je peux faire de cette expérience ?
  • Que peut-elle m'apprendre ?
  • En quoi puis je m'en inspirer pour faire mieux et différend ?

A la lecture de ces 7 lois, si vous vous êtes reconnu(e) dans une des situations et vous avez la nette impression que c’est ce qui vous « pourrit la vie au quotidien ». Vous avez déjà travaillé sur votre gestion du temps mais las vous n’avez pas complètement atteint votre objectif de départ. Et si nous nous rencontrions pour en parler ? Prendre RV, c’est ici !

Portrait de Pierre-Yves Lagneau

Pierre Yves LAGNEAU

Votre Parenthese.com
Essence de Performances
Mobile : 06 01 28 40 59
pierre-yves@votreparenthese.fr

Publiée le 31 oct. 2016 par FOULSHAM Eric. Mis à jour le 31 oct. 2016
Figure dans les rubriques
Votre Parenthèse
Infos des VIP


HAUT