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Les frais de repas pris en dehors du lieu de travail

Justificatifs, indemnités forfaitaires, déductions, tva … le calcul des frais de repas pour le chef d’entreprise comme pour ses salariés est toujours un casse tête, qui plus est, dont les règles changent chaque année. Lyon-Entreprises propose son focus sur les frais de repas pris en dehors du lieu de travail.

Le salarié travaille et prends ses repas à l’extérieur

Lorsque le salarié est appelé à travailler en dehors de son lieu de travail habituel ou statutaire vous pouvez lui attribuer des indemnités forfaitaires sans justificatifs qui seront exonérées de taxes si leur montant reste inférieur à des montants fixés annuellement par l’administration :

  • 8.40 € en 2012 lorsque le salarié ne peut regagner son domicile ou son lieu de travail

  • 17.40 € en 2012 dans les mêmes conditions et si le salarié est obligé de déjeuner au restaurant

Les dépassement appellent des justificatifs

Si, dans les mêmes conditions, les dépenses effectuées sont supérieures à ces plafonds les frais remboursés par l’entreprise peuvent être exonérés s’ils sont attestés par un justificatif .

Dans tous les cas, ces indemnités ne sont exonérées que si le salarié n’a pas opté, en qualité de contribuable, pour la déduction des frais réels.

Repas pris au cours de déplacements, de représentation ou de mission.

Les frais de repas sont couverts sur présentation d’une note de frais qui ne subit pas le même traitement selon que les frais sont générés seul ou avec des tiers :

  • les repas pris avec des tiers correspondent à des frais de représentation

  • les repas pris seul correspondent à des frais de mission

A noter que pour les frais de repas de représentation, avec des clients par exemple, la TVA est déductible contrairement aux repas pris en mission.

Attention aux dépenses somptuaires

Dans les deux cas ces frais remboursés au salarié sont déductibles des assiettes de taxes sauf s’il apparaissait à l’administration que ceux-ci pourraient être une « dépense somptuaire » ou une « rémunération déguisée ». Au delà des montants indiqués dans le cas des indemnités forfaitaires, il n’existe pas de norme précise.

De nombreux cas ou circonstances sont alors à prendre en considération comme les ressources locales en restaurants, le temps disponible pour déjeuner, le standing à réserver à la clientèle invitée…