Dématérialisation des documents

La dématérialisation c’est la possibilité technique de transformer un document qui a une consistance physique en un support virtuel (ex : fichier + extension mais aussi image). Cependant à l’ère de l’informatique la plupart des documents sont conçus tout d’abord en virtuel et selon les besoins sont matérialisés. (ex : lettre, facture,)

Cette matérialisation peut aussi s’avérer indispensable pour donner naissance à un acte authentique destiné à recevoir une signature manuscrite (contrat)

Ces documents matérialisés, et reconnus comme tels juridiquement, peuvent cependant faire l’objet d’une dématérialisation pour différentes raisons économiques, techniques, etc. :

– Réduire les coûts,

– Accélérer, sécuriser et faciliter sa transmission et l’archivage d’informations diverses. (ex : Contrats dont factures et crédit documentaire)

Le problème majeur réside dans le fait de ne pas altérer le document et les informations qu’il contient et de lui garder son caractère authentique et en particulier pour servir de preuve.

Attention : il ne pas confondre :

– Geide ou sauvegarde de données avec l’ « Archivage » qui a pour objectifs : fiabilité du support, sécurisation et confidentialité des données et accessibilité dans le temps (ex : pour justification, authentification).

– Dématérialisation et numérisation de documents : En effet un documents qui par exemple est scannérisé, qui à fait l’objet d’une lecture ou d’une reconnaissance n’est pas obligatoirement dématérialisé surtout au sens fiscal du terme.

En revanche de nombreuses techniques et technologies participent plus ou moins à la dématérialisation. Elles relèvent de différents procédés, langages, spécifiques et parfois complémentaires pour aboutir au résultat recherché (Scannérisation, Numérisation, LAD, RAD ; ROC ; Signature électronique, GED, EDI, XML, etc.)

Il ne faut donc pas confondre document électronique voir ce terme) et dématérialisation de document.

Métiers concernés :

L’un des métiers directement concerné par les nouvelles technologies du virtuel comme la numérisation, dématérialisation ainsi que l’archivage et le suivi, de documents (ex : Factures, bons à payer) c’est le Credit Management.

Autre métiers notamment associés aux projets de factures électroniques ou dématérialisées mais cette fois concernant les fournisseurs ce sont les acheteurs et les responsables de la gestion des frais professionnels, en particulier pour les déplacements.

En effet, compte tenu des volumétries et émetteurs des différentes factures l’intérêt majeur c’est de pouvoir « scanner » les documents papiers reçus. Ensuite ils pourront être lus et codifiés pour être archivés. A partir de là, les demandes de validation seront envoyées au destinataire interne pour acceptation ou refus de la facture fournisseur, éventuellement selon le bon de commande initiale et enfin donner un accord de paiement (Si le bon à payer est partiel il sera alors facile de demander un avoir).

Toutes ces actions et biens d’autres seront générées automatiquement sans se déplacer ni téléphoner, ni faire de copies. Des listes de travail et actions pourront être élaborées et transmises automatiquement, (ex : messagerie) aux acteurs concernés quelle que soit leur localisation. Ce travail collaboratif valorisant pour tous s’inscrira parfaitement dans le concept de gestion globale de la performance (CPM).

Gestion de projet :

La dématérialisation de documents juridiques et financiers requiert encore plus de précautions tant sur le plan de la sécurité des transactions que sur celui de la confidentialité.

Le choix de la dématérialisation doit se concevoir dans le cadre d’une politique d’entreprise car au delà des aspects juridiques, financiers et fiscaux, il implique des moyens et méthodes pour aboutir à des objectifs.

La dématérialisation doit donc faire l’objet d’un audit et d’une étude avant de se concevoir en management de projet. Ce nouveau concept implique également une stratégie de gestion du cycle de vie des informations.

Evolutions :

Après la dématérialisation de la comptabilité (du papier à l’informatique), les déclarations fiscales (en particulier pour les obligations imposées par la DGI en 2001), l’un des grands chantiers depuis le début des années 2000 est la dématérialisation des factures. (voir rubrique).

Voir aussi les nouvelles dispositions à compter du 1/1/06 pour la dématérialisation des documents authentiques, encadrées par les décrets n° 2005-972 et 2005-973 du 10 août 2005.

Voir aussi

Bolero ; Credit Management ; Document électronique ; EDI ; e-procurement ; e-sourcing ; Facture électronique; Gestion de contenus ; Gestion du cycle de vie de l’information ; Geide ; Jeton comptable ; LAD ; Management de contrats ; Numérisation ; Reconnaissance automatique de documents (RAD) ; Reconnaissance optique de caractères (ROC) ; Scannérisation ; SED ; Signature électronique ; XML ;

Voir dispositifs réglementaires : Loi sur la Sécurité Financière ; Loi pour confiance dans l’économie numérique ; Autorité de certification ;