Document électronique

Un document électronique est par nature virtuel car il a été conçu selon des procédés informatiques qui ont notamment pour but d’éviter la création d’un support papier.

L’intérêt premier est surtout de réduire les coûts d’édition et de transfert de ces supports papier. Dans un deuxième temps, ce « document électronique » va permettre de mieux identifier différentes zones d’informations utiles aux émetteurs et destinataires pour des retraitements. Ces retraitements sont destinés à optimiser la gestion de tous, tant en volumétrie que rapidité et qualité des informations traitées.

Enfin, pour sécuriser les échanges de données et en particulier les contrats le caractère authentique et unique d’un document doit malgré tout souvent rester la règle. Ainsi des dispositions réglementaires ont été prises notamment en France (Décrets du 10/08/05) et un peu partout dans le monde pour interdire qu’un document électronique puisse être transformé en support papier.

Il ne faut donc pas confondre document électronique et dématérialisation de document.

Il ne pas non plus faire d’assimilation entre Geide ou sauvegarde de données avec l’ « Archivage » qui a pour objectifs : fiabilité du support, sécurisation et confidentialité des données et accessibilité dans le temps (ex : pour justification, authentification).

Depuis 2001 des obligations déclaratives en matière fiscales ont amené à utiliser des documents électroniques (déclarations sociales et fiscales, etc.) voir solutions logicielles déclaratives.

L’un des métiers directement concernés c’est la gestion du crédit client qui permet au fournisseur de générer des factures électroniques. Outre les objectifs recherchés, ci-dessus, la mise en place de cette technique est destinée à optimiser la gestion des litiges et à réduire les délais de paiement.

Attention : Aussi simple que puisse apparaître les intérêts d’utiliser les techniques utilisant les documents électroniques, la réflexion structurée doit être un préalable à toute démarche de gestion de projet et de BPM

Voir aussi

Dématérialisation de documents ; Facture électronique ; EDI ; XML ; Lecture électronique de documents ; GEIDE ; LSF ; LCEN ; Management de projet ; Management de contrats ;