Comment passer de la facturation papier à la dématérialisation avec un logiciel adapté ?

La réforme de la facture électronique s’inscrit dans la démarche de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) visant à renforcer la dématérialisation des déclarations fiscales. Depuis 2020, les factures destinées aux établissements publics doivent déjà être émises via Chorus Pro. Cette obligation sera étendue progressivement : d’abord aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire dès le 1er septembre 2026, puis aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.

La dématérialisation des factures porte sur les opérations de prestations de services, d’achats et de ventes de biens entre les entreprises établies en France. Elle s’applique uniquement aux structures assujetties à la TVA et implique le passage de la facturation papier à la dématérialisation. Les opérateurs concernés doivent ainsi anticiper les changements à venir avec un logiciel de facturation électronique connecté à une plateforme agréée par l’État. Voici les principales étapes à suivre pour y arriver !

Choisir le bon opérateur de dématérialisation des factures

Les entreprises devront s’appuyer sur un opérateur de dématérialisation ou un logiciel de facturation électronique pour pour émettre leurs factures dans les formats autorisés. Elles pourront ainsi accéder aux services d’une plateforme agréée (PA), anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Grandes entreprises, ETI, TPE et PME : comment sélectionner le logiciel adapté ?

Les opérateurs de dématérialisation sont des logiciels de facturation électronique conçus pour éditer et recevoir les factures digitales. La solution idéale permet de générer des factures au format Factur-X, UBL ou CII dans le respect de la réforme de facturation électronique.

Les fonctionnalités suivantes permettent d’obtenir un outil de facturation complet et durable :

• Pilotage des flux de facturation par tableaux de bord analytique ;
• Création et conservation des originaux fiscaux ;
• Automatisation du traitement des factures d’achat ;
• Portails fournisseurs et clients pour digitaliser les processus Procure-to-Pay et Order-to-Cash.

La possibilité de se connecter à une plateforme agréée fluidifie la gestion et la transmission des informations de paiement à l’administration fiscale. Elle facilite l’échange et le suivi des factures entre deux ou plusieurs partenaires commerciaux.

La solution de facturation électronique doit pouvoir s’intégrer à vos systèmes de gestion comme le CRM et l’ERP de l’entreprise pour une transition fluide. Le service comptabilité pourra ainsi créer un modèle de facture conforme aux exigences légales.

Quel est le rôle de la Plateforme Agrée (PA) ?

Le processus pour émettre ou recevoir les factures électroniques ne sera pas direct entre les entreprises. Elles devront passer par un tiers de confiance : une plateforme agréée par l’État.

La PA assure la transmission sécurisée des factures et propose des fonctionnalités d’intégration avec les logiciels de gestion électronique par APIs. Elle assure un contrôle de conformité avancé et met à la disposition des entreprises plusieurs services d’archivage électronique.

Identifier le bon format de facturation

La réforme de la facturation impose l’édition des factures électroniques dans un format mixte ou structuré. Cette précaution garantit l’intégrité, la lisibilité et le traitement automatisé des données. Les entreprises peuvent choisir entre trois formats agréés :

• Universal Business Language ou UBL : un format structuré et normalisé à l’international ;
• Factur-X : un format mixte entre le fichier XML structuré embarqué et le PDF lisible ;
• Cross Industry Invoice ou CII : le format structuré pour les échanges intersectoriels de l’ONU.

Les factures émises dans ces formats transitent ensuite par une Plateforme Agréée par l’État.

Respecter les exigences de conformité légale du format électronique

La facturation électronique s’applique aux acteurs assujettis à la TVA, qu’ils soient redevables ou non de cette taxe. Les entreprises concernées doivent respecter toutes les mentions obligatoires prévues pour les factures papier par la norme sémantique européenne EN 16 931 pour émettre une e-facture. Elles doivent aussi intégrer une solution de gestion documentaire à leur logiciel comptable ou leur ERP pour la facturation client.

La facture électronique contient des informations qui lui sont propres. Parmi lesquelles :

• Le numéro SIREN de l’acheteur ;
• Le numéro SIREN du vendeur ;
• La nature de l’opération facturée : prestation de services, livraison de biens, ou les deux ;
• L’option retenue pour le paiement de la TVA sur les débits selon le cas.

Ces informations sont intégrées dans des champs lisibles et structurés, compatibles avec les exigences des autorités fiscales et des systèmes informatiques. Les logiciels de facturation électronique offrent en complément des fonctionnalités de contrôle automatique, conçues pour vérifier la conformité et réduire les risques d’erreur.

E-reporting et transmission de données : les règles à connaître

La facturation électronique ne s’applique pas aux opérations avec des clients particuliers (B2C) ni aux transactions à l’international. Elles doivent cependant faire l’objet d’une déclaration sur les plateformes de facturation autorisées.

La transmission des données liées aux ventes réalisées hors de France, aux paiements et aux transactions avec les particuliers s’effectue selon une fréquence variable. Pour les entreprises déclarant la TVA chaque mois, l’administration fiscale exige un envoi tous les 10 jours. Les autres acteurs doivent, quant à eux, transmettre leurs informations une fois par mois. Ces délais correspondent à la réception des données par le Portail Public de Facturation (PPF).

Préparer la réception des factures au format digital

L’obligation de recevoir les factures au format digital s’impose même aux entreprises exemptées de la facturation électronique à partir du 1er septembre 2026. Elles doivent ainsi préparer cette échéance avec une solution logicielle axée sur la facturation entrante.

Pour faciliter vos processus de traitement des factures, le système retenu doit inclure plusieurs fonctionnalités propres à l’usage de la facture fournisseur :

• Capture des factures au format papier et électronique ;
• Algorithmes de déduction et fonction de reconnaissance pour extraire les données utiles des factures digitales ;
• Circuits de validation qui optimisent l’obtention du bon à payer ;
• Classement automatique des factures pour mieux organiser la base documentaire ;
• Intégration avec les logiciels comptables

Assurer l’archivage de chaque facture électronique

L’article L123-22 du Code de commerce exige la conservation des factures pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné. L’archivage électronique vise ainsi à garantir l’authenticité, l’intégrité et la traçabilité de ces documents pour les rendre juridiquement opposables en cas de contrôle.

Les exigences d’archivage entraînent des contraintes commerciales (factures, gestion, documents justificatifs…) et comptables (livres, pièces comptables, registre…). Il s’agit de conserver les données du système d’information, les traitements et les informations élémentaires.

La meilleure approche pour respecter cette exigence fiscale consiste à choisir un logiciel de facturation électronique qui propose une solution complète d’archivage des devis et factures.

De la facturation papier à la dématérialisation : le plan d’action en 3 mois

Se conformer à la dématérialisation des factures ne se limite pas à changer le format de facturation. Cette transition implique le respect de plusieurs étapes, d’où l’importance d’un plan d’action méthodique.

Étape 1 : lancement de la dématérialisation sur 1 à 2 semaines

Cette étape consiste à créer l’équipe projet qui pilotera ce passage de la facturation papier à l’e-facture. Le groupe devra cartographier les flux financiers et comptables concernés puis réaliser un inventaire des outils disponibles : CRM, ERP, systèmes comptables…

Étape 2 : préparation de la transition sur 3 à 6 semaines

Cette phase englobe le choix de l’opérateur de dématérialisation et la mise à jour des référentiels selon ses directives. L’équipe projet définit les règles de validation et anticipe les cas d’écart entre les quantités, les prix et la TVA.

Étape 3 : test du système de facturation sur 7 à 10 semaines

L’entreprise implémente sa solution de facturation électronique avec ses clients et fournisseurs clés. Cette phase sert à contrôler le suivi des statuts et vérifier l’adressage annuaire. Elle permet aussi d’évaluer le taux de rejet, le temps de cycle et le pourcentage d’écarts auto-réglés.

Étape 4 : déploiement de la réforme sur 11 à 13 semaines

L’équipe projet utilise les résultats du pilote pour former les collaborateurs des pôles de la gestion financière : Administration Des Ventes (ADV), Comptabilité et Achats. Elle étend ensuite le périmètre de la réforme aux partenaires et aux filiales de l’entreprise. Cette phase finale consacre aussi l’activation de l’e-reporting pour les opérations B2C et les transactions à l’international.

En définitive, passer de la facturation papier à la dématérialisation avec un logiciel adapté revient à adapter la gestion comptable et financière de l’entreprise. Choix de la bonne Plateforme Agréée, sécurisation des données, respect des normes et automatisation sont les clés pour réussir cette transition.

Sources :

https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006219327/

https://www.economie.gouv.fr/cedef/les-fiches-pratiques/la-facturation-electronique-entre-entreprises

https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000049328045

https://www.village-justice.com/articles/reforme-facturation-electronique-2026-2027-qui-change-pour-les-entreprises,54174.html