Inspection du travail : êtes-vous à jour des documents à produire en cas de contrôle ?

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Documents comptables à produire en cas de contrôle de l’inspection du travail :

• Registre unique du personnel
  Pour tout salarié occupé dans l’établissement à quelque titre que ce soit et dans l’ordre d’embauchage,  les mentions suivantes doivent figurer:  le nom et le prénom du salarié, – la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, la date d’entrée et de sortie dans l’entreprise.

• Registre médical : recueil des documents de médecine du travail
  Le registre médical est un recueil des documents relatifs à la médecine du travail, notamment les avis d’aptitude, …, suiteaux visites médicales. A noter qu’à partir de 10 salariés, la fiche d’entreprise établie par le Médecin du Travail doit être tenue à disposition de l’Inspection du Travail.

• Double des bulletins de paie
  Depuis 1998, les employeurs n’ont plus d’obligation de tenir un livre de paie. Par contre, ils doivent conserver un double des bulletins de paie de leurs salariés pendant au moins 5 ans. Les inspecteurs du travail ainsi que les agents de l’URSSAF ou de l’administration fiscale peuvent exiger, en cas de contrôle dans l’entreprise, qu’ils leur soient communiqués immédiatement les doubles des bulletins de paie. Les entreprises peuvent conserver les doubles des bulletins de paie sur informatique à condition d’obtenir toutes les mentions obligatoires sans difficulté d’utilisation et de compréhension et sans risque d’altération.
  Les bulletins de paie sur informatique doivent pouvoir être présentés dans les mêmes conditions et conservés pendant le même délai que les doubles des bulletins de paie sur support papier. Les doubles de bulletins de paie doivent être conservés dans l’entreprise elle-même et en aucun cas chez un sous-traitant extérieur. En cas de tenue du Registre de Personnel ou du Livre de Paie sur support informatique, une déclaration doit être adressée à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté).

• Documents relatifs aux contrôles en matière d’hygiène et de sécurité
  Ce registre regroupe les consignes relatives  notamment à la sécurité incendie, à la conformité électrique, aux exercices périodiques de sécurité, aux
  vérifications périodiques de sécurité prévues par certains textes. Il doit être conservé 5 ans.

• Document permettant de comptabiliser le temps de travail
  Les documents permettant de comptabiliser le temps de travail avec les heures effectués par chaque salarié, y compris dans le cas d’horaires individualisés, doivent être tenus à la disposition de l’Inspecteur du  Travail pendant 1 an.

• Document unique sur l’évaluation des risques dans l’entreprise
  Ce document contient l’inventaire des risques professionnels pour les salariés dans chaque site de l’entreprise. Il doit être tenu à disposition de l’Inspecteur du Travail et mis à jour chaque année.

• Justification de l’inscription au registre du commerce ou des métiers.

• Accusé de réception des DUE (déclarations uniques d’embauche)

Le cabinet ERIVAL vous aide pour remplir vos obligations sociales

En cas de mise en place d’un traitement informatisé de la paie et donc d’informations nominatives, le Cabinet d’expertises comptables Erival s’assure de l’effectivité de la déclaration préalable à la CNIL, de cette mise en œuvre.Il assure les formalités administratives à l’embauche (déclaration unique d’embauche, affiliation aux caisses …).

Le Cabinet Erival, au travers de sa mission sociale gère les entrées et sorties du personnel, met à disposition des documents et états informatisés, sauvegarde les données traitées et les archive.

En cas de licenciement, le Cabinet Erival informe ses clients sur la procédure à suivre ; formalités liées à la rupture du contrat ; détermination des indemnités dues aux salariés. Etc.

Le social occupe aujourd’hui une place importante dans l’organisation des entreprises. Le Cabinet Erival, dont la compétence est reconnue en matière sociale par l’administration peut vous conseiller, vous aider à remplir vos obligations sociales, vous assister en cas de contrôle social et fiscal. Renseignez vous dès aujourd’hui !

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