Gérer la paie en entreprise : 5 conseils pour votre succès

Gérer la paie en entreprise : en quoi cela consiste-t-il ?

La plupart du temps, ce sont les services RH et le service comptabilité qui s’occupent d’éditer les fiches de paie et de verser les salaires. Il s’agit là d’un des piliers de l’entreprise. Sans salaires, pas de collaborateurs, et donc pas de business.

La paie d’un salarié dépend de plusieurs choses :

• Son ancienneté,
• Son statut (cadre, manœuvre…),
• Les performances et compétences dont fait preuve le salarié,
• La complexité des tâches qui lui sont assignées,
• Les conditions de travail.

Pour gérer tout cela de manière optimale, il est pertinent d’utiliser un logiciel qui centralise toutes les informations et automatise l’édition des fiches de paie.

Vous gagnerez ainsi, de nombreuses heures, un temps précieux que vous pourrez consacrer à étendre votre activité.

Comment gérer la paie en entreprise avec succès ?

Utiliser les bons outils

Nous ne pouvons que recommander Microsoft Dynamics 365 Business Central. Cet outil regroupe toutes les données sur une même interface. De cette manière, l’utilisateur peut générer des fiches de paie en un temps record. En outre, vous avez une vue en temps réel sur vos dépenses, les stocks dont vous avez la charge ou encore sur les plannings de vos employés.

Tout ce que vous avez besoin de savoir sur votre entreprise se trouve sur cet outil. Vous n’avez plus à manipuler d’une part un logiciel de facturation, d’autre part le planning, ou encore le CA actualisé de la société.

Désormais, tout est au même endroit. Pratique et efficace, Microsoft a élaboré l’outil le plus pertinent pour toutes les entreprises, qu’elles soient des PME ou des multinationales. Cette centralisation des informations facilite la gestion au sein de votre business.

Veiller aux mentions légales pour gérer la paie en entreprise en toute sérénité

Toute fiche de paie doit contenir des mentions légales, comme les différentes contributions ou bien le salaire brut et le salaire net. Dans le cas contraire, le document n’est pas valide. Veillez à ce que les mentions légales soient écrites de manière lisible et visible.

Sans ces informations présentes sur les documents d’entreprise, vos salariés viendront souvent faire des demandes.

Il incombe aussi à l’employeur de comptabiliser le nombre de jours de congés payés qui restent à chaque salarié.  Les primes et autres variables auxquelles il a le droit sont également de sa responsabilité. Enfin, le nombre de congés payés disponibles est inscrit tout en bas de la fiche de paie.

Si tout cela n’apparaît pas, il y a fort à parier qu’une file entière de salariés viennent vous demander de contrôler leurs documents. Une perte de temps et d’énergie qui peut être évitée.

Mettre en place une politique interne et s’y tenir

Chaque société prend des décisions qui lui sont propres.

En effet, elle peut solliciter des prestataires externes pour gérer la paie en entreprise. Il est aussi possible de dédier une personne ou un service à cela. Chacun a sa stratégie pour gagner en efficacité et réduire les dépenses.

Décidez qui s’en chargera et quels seront ses outils. Formez cette personne et permettez-lui de se familiariser avec son logiciel. Les résultats se feront vite sentir, et bientôt, le versement des salaires et l’édition de documents juridiques ne vous prendront plus que 20 minutes au lieu de 4 heures. Ces différences sont importantes afin de pouvoir développer votre cœur de métier.

Gérer la paie en entreprise : mettre à jour ses outils

À l’instar du téléphone et de l’ordinateur, les outils RH ont besoin d’être mis à jour. Vous accédez ainsi à de nouvelles fonctionnalités et vous protégez des bugs. Ces derniers arrivent sans prévenir et réduisent à néant des heures de travail. Nous vous recommandons donc de faire les mises à jour dès que le logiciel vous le suggère.

Grâce à cette approche, vous êtes sûr d’utiliser un outil fiable, optimisé et rapide.

Les mises à jour ne sont pas une perte de temps, mais appartiennent à l’entretien de l’outil.

Tout miser sur la protection des données

Le RGPD est une obligation légale. Idéalement, il faut que les transactions financières soient cryptées en SSL. En outre, veillez à ce que chaque utilisateur active les authentifications fortes, afin de vous préserver des piratages. Ces actions malhonnêtes sont très fréquentes, surtout dans les PME et les multinationales. Si des hackers parviennent à paralyser ce logiciel qui pilote toute votre entreprise, votre business entier sera paralysé.

Évitez de telles mésaventures et misez tout sur la sécurité. En utilisant un outil fiable tel que Microsoft Dynamics 365 Business Central, vous êtes protégés contre les attaques malveillantes.

Tous ces éléments sont à prendre en compte pour gérer la paie en entreprise avec succès. Ces procédures internes vont faciliter votre approche. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur le développement de votre entreprise.