Gestion des contrats en entreprise : comment la réussir ?

Centraliser les contrats

L’une des raisons pour lesquelles la gestion des contrats semble délicate en entreprise, c’est la difficulté de trouver rapidement les informations recherchées. La meilleure façon d’avoir à portée de main les contrats, c’est de les centraliser. Si la numérisation des entreprises a facilité le stockage de l’information, elle pose parfois le problème de la duplication des contenus. Nous vous conseillons d’utiliser une contrathèque afin d’avoir tous les contrats à un seul endroit. Il s’agit d’un outil digital qui sert à trier, à organiser et à classer les contrats. Cela permet de faire circuler l’information en quelques clics au sein des équipes. Toutes les personnes concernées par la gestion des contrats peuvent y accéder à tout moment.

Suivre l’évolution des contrats

Les contrats de travail et de partenariat sont susceptibles d’évoluer au fil des ans. Pour les gérer au mieux, vous devez suivre leur évolution afin de les mettre à jour en temps réel. Cette tâche est chronophage lorsqu’elle s’effectue manuellement. Une contrathèque vous sera d’une précieuse utilité pour gagner du temps. Avec une telle solution, le suivi est automatisé. Selon l’outil et la configuration, des notifications vous seront adressées pour vous rappeler des échéances. Vous avez ainsi la garantie de disposer de contrats valides.

Définir des règles d’archivage

L’archivage est capital dans le processus de gestion des contrats. Cela permet de ranger dans un dossier spécifique les contrats. L’archivage numérique est bien plus simple que celui des documents en papier, mais cela présente quelques exigences. Définissez des règles d’archivage afin d’automatiser le classement des contrats dans les archives.