Guide pratique pour standardiser vos propositions commerciales au format PDF en quelques minutes

Les documents commerciaux sont importants tant pour leur contenu que pour leur forme. Il ne sert à rien d’avoir une proposition commerciale bien rédigée qui n’attire pas l’attention des clients sur le plan visuel.

Une proposition commerciale bien structurée et visuellement attrayante contribue à créer une première impression positive et augmente les chances de conclure l’affaire. Sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui, où la durée d’attention des clients est courte, l’apparence du document peut faire la différence entre être lu ou ignoré.

Sans aucun doute, l’Internet est devenu un élément essentiel de toute entreprise : du commerce électronique pour la vente de produits aux espaces de prestation de services individuels, il y a beaucoup d’argent à gagner pour ceux qui comprennent le fonctionnement de ces espaces et investissent dans du matériel de qualité.

L’élaboration de propositions commerciales sous forme de documents numériques en est un exemple. Il faut savoir comment modifier un PDF, par exemple, mais les résultats en valent largement la peine. Dans cet article, vous trouverez un guide étape par étape pour standardiser vos documents.  

Avoir un système et le suivre pour tous les projets de propositions commerciales

C’est ici que tout commence ! Avant même de commencer, les efforts visant à normaliser les propositions commerciales au format PDF ont déjà commencé. Il est essentiel de mettre au point un système et de le suivre pour tous les projets futurs. Cela vous évitera de perdre du temps à tout réorganiser à chaque nouveau projet.

Exemple : si le document est créé dans un éditeur d’images puis converti au format PDF, il est important de savoir quels logiciels sont utilisés pour ces deux étapes et s’ils sont compatibles entre eux. Il en va de même pour l’utilisation (ou non) de supports audiovisuels, pour savoir où les trouver et bien d’autres choses encore.

Envisager des options d’automatisation pour réduire les pertes de temps

Après avoir déterminé comment standardiser les documents, il convient de réfléchir à l’utilisation de ce que nous appelons les « outils d’automatisation ». Une fois que vous avez une esthétique en tête, par exemple, vous pouvez la sauvegarder pour des utilisations multiples, au lieu de devoir repartir de zéro à chaque fois. Cela permet de gagner beaucoup de temps.

L’intelligence artificielle peut s’avérer très utile dans ce domaine, à condition de veiller à la révision, un aspect que nous approfondirons plus loin. L’idée est de réduire le temps que vous consacrez à des tâches banales, pour vous permettre de vous consacrer aux fonctions créatives plus importantes.

Utiliser un éditeur PDF qui répond aux besoins numériques

Ensuite, nous arrivons aux documents eux-mêmes ! Parmi les ressources nécessaires, il y a la possibilité de convertir en PDF avec Smallpdf, un éditeur PDF en ligne gratuit. On peut, par exemple, envoyer la proposition créée dans un service tel qu’InDesign et la convertir dans ce format.

D’autres fonctionnalités des éditeurs PDF sont tout aussi intéressantes, comme la compression. Pour l’utiliser, il suffit d’aller sur le site Smallpdf, d’envoyer le document et de choisir ce dont vous avez besoin. L’intérêt est qu’il n’est pas nécessaire d’installer de logiciel, ce qui en fait un allié de la standardisation.

Guide pas à pas pour modifier un PDF avec Smallpdf

1. Accédez à l’éditeur PDF de Smallpdf

Rendez-vous sur la page officielle de l’éditeur PDF de Smallpdf pour modifier un PDF facilement.

2. Chargez votre PDF

Cliquez sur « Choisir un fichier » ou faites glisser le PDF directement dans la zone indiquée.
Votre fichier sera chargé et vous pourrez commencer à l’éditer.

3. Modifiez le PDF

Une fois le fichier chargé, vous pouvez utiliser différentes fonctionnalités pour le modifier :

• Ajouter du texte :
  cliquez sur l’icône « T » pour ajouter du texte là où c’est nécessaire. Vous pouvez modifier la police, la taille, la couleur et l’alignement du texte.
  
• Ajouter des images :
  cliquez sur l’icône « Image » pour insérer des images depuis votre ordinateur directement dans le document. Vous pouvez aussi les redimensionner si nécessaire.
  
• Dessiner :
  utilisez l’outil « Dessiner » pour ajouter des annotations manuscrites ou mettre en évidence certaines parties du document.
  
• Ajouter des formes :
  cliquez sur l’icône « Forme » pour insérer des rectangles, des cercles ou d’autres formes géométriques qui mettront en valeur certaines parties du texte.
  
• Ajouter des annotations : 

 Utilisez l’outil « Annoter » pour marquer, souligner ou barrer les parties du texte qui nécessitent une attention particulière.

• Ajouter une signature électronique :
  cliquez sur l’icône «Signature » pour insérer votre signature électronique si nécessaire.

4. Organisez les pages de votre PDF (optionnel)

Si vous avez besoin de réorganiser, supprimer ou ajouter des pages à votre PDF, Smallpdf vous propose aussi un outil pour ça.

5. Exportez le PDF modifié

Une fois que vous avez terminé de modifier votre PDF, cliquez sur « Exporter ». Smallpdf vous propose plusieurs options pour sauvegarder votre fichier modifié :

• PDF (par défaut)
  
• Word
  
• JPG
  
• PowerPoint
  
• Excel

Sélectionnez le format souhaité et cliquez sur « Exporter ».

6. Téléchargez le PDF modifié

Après l’exportation, cliquez sur « Télécharger » pour télécharger votre PDF modifié et l’utiliser comme vous le souhaitez.

Ne sous-estimez pas l’importance de la révision, surtout lorsque vous utilisez l’IA

Enfin, nous avons l’élément brièvement mentionné précédemment : la révision. La « standardisation » signifie conserver une même structure, ce qui n’est pas toujours le cas lors de la première édition, en particulier quand on utilise des ressources telles que l’IA.

Il est donc essentiel de ne pas sous-estimer l’importance de la révision du texte et des éléments visuels. Il est aussi recommandé de laisser reposer la proposition commerciale et de la relire plus tard, pour éviter de laisser passer des erreurs juste après l’avoir écrite.

De plus, au moment de créer des propositions commerciales, n’oubliez pas de garantir l’accessibilité du document. Le W3C, organisation dédiée aux normes web, propose des directives précieuses sur l’accessibilité numérique, qui peuvent être appliquées pour améliorer la lisibilité et l’accessibilité de vos documents.

Il est important de noter que, bien que cet article se soit concentré sur les aspects de standardisation visuelle et de conversion, les propositions commerciales comprennent plusieurs autres éléments qui méritent tout le soin de ceux qui les rédigent. Le plus important est d’accorder l’attention nécessaire à chaque étape !