Équipement bureautique : pourquoi les PME basculent vers la location tout compris

Dans une conjoncture compliquée, marquée notamment par des retards de paiement record et des tensions de trésorerie, les PME misent de plus en plus sur la location de leur équipement bureautique pour éviter les décaissements importants. Cette tendance touche surtout le parc d’impression, dont le coût de possession se justifie plus difficilement dans un monde qui imprime toujours moins.

La trésorerie avant la propriété du matériel

Plus d’un tiers des dirigeants de TPE et PME en France rapportent des tensions de trésorerie, selon le dernier baromètre de Bpifrance Le Lab et Rexecode (septembre 2026).

Forcément, lorsqu’ils doivent gérer leurs besoins en impression, l’achat du matériel entre dans un arbitrage beaucoup plus large : faut-il investir pour acquérir les machines et supporter une sortie de cash qu’on ne peut pas toujours se permettre ? Ou faut-il étaler la dépense sur plusieurs années en optant pour la location ?

De plus en plus d’entreprises optent pour la deuxième option. Elles peuvent ainsi conserver des liquidités pour ménager leur besoin de fonds de roulement, surtout dans un contexte où les retards de paiement ont atteint un niveau inédit en France depuis 12 ans.

Pour de nombreux décideurs, la propriété du matériel n’est pas forcément une priorité, surtout si elle doit se traduire par une fragilisation de la trésorerie. Dans certains cas, le décideur préférera même payer un peu plus sur la durée s’il valorise la gestion de la trésorerie et le confort de confier l’ensemble de ses besoins d’impression à un seul prestataire.

La mise à disposition du matériel, mais pas seulement…

Le contrat de location d’imprimantes professionnelles couvre la fourniture du matériel, mais pas seulement. Il prévoit également des services additionnels pour limiter les temps morts liés aux pannes et à l’épuisement des consommables.

Dans les entreprises qui gèrent leur parc d’impression en interne, il faut bien que quelqu’un commande l’encre et organise les interventions de dépannage. Avec une formule de location d’imprimantes professionnelles tout compris, ce suivi est confié au prestataire. Il suffit de lui signaler la panne pour qu’il lance une intervention de dépannage à distance ou envoie un technicien sur site, selon le problème rencontré, dans le respect du délai contractuel.

Le prestataire peut aussi prendre les devants pour les cartouches. En effet, grâce au suivi des niveaux d’encre à distance, il organise le réapprovisionnement avant la pénurie pour éviter toute perturbation de l’activité faute de consommables. Et selon les contrats, il pourra aussi s’occuper du ravitaillement en papier, même si cette configuration est plus rare.

L’expression « tout compris » mérite toutefois un astérisque : l’offre couvre généralement la maintenance, les dépannages et le réapprovisionnement en encre, mais pas un nombre illimité d’impressions. Au loyer s’ajoute donc un coût par page, qui tourne en moyenne autour de 0,5 centime HT pour le noir et blanc et 5 centimes HT pour l’impression couleur. Il faut donc garder un œil sur le compteur pour éviter les dépassements de budget.

Vigilance sur la durée d’engagement dans le contrat de location

Les contrats de location proposés aux entreprises s’étendent généralement sur 36 à 60 mois, parfois davantage. Pour comparer la location à l’achat, le décideur doit donc additionner tous les loyers et estimer le coût des pages qui seront imprimées pendant cette période, plutôt que de s’en tenir à la seule mensualité.

Or, en cinq ans, les besoins d’impression peuvent changer, surtout à la baisse, par exemple en cas de fermeture d’un site ou de la dématérialisation de certaines procédures. Si le contrat n’est pas suffisamment flexible ou s’il ne prévoit pas de clause de sortie anticipée, l’entreprise devra régler tout ou partie des loyers restant à courir jusqu’à l’échéance.

Enfin, certaines formules séparent le contrat de maintenance, conclu avec le prestataire technique, du contrat de location financière, signé avec une société différente, qui achète le matériel et encaisse les loyers. Dans ce cas, la restitution de l’imprimante au prestataire ou l’arrêt de la maintenance ne mettra pas automatiquement fin au paiement des loyers. La vigilance est donc de mise sur les conditions de résiliation.